Cómo las impresoras corporativas ayudan a mejorar la productividad en una empresa

Cómo las impresoras corporativas ayudan a mejorar la productividad en una empresa

No importa en qué industria trabajes, algo es cierto: tener las herramientas adecuadas para el trabajo aumenta la productividad y la eficiencia. En ese orden, las impresoras corporativas juegan un papel fundamental para el mejoramiento de la productividad en una empresa.

Sin embargo, tener una impresora vieja u obsoleta puede frustrar a los empleados y ralentizar su productividad. Por esa razón, también es vital que los equipos de impresión cuenten con tecnología de última generación si lo que se quiere es aumentar la productividad de una empresa.

Los empleados deberían trabajar un máximo de 40 o 50 horas a la semana para no padecer agotamiento. Entonces, cuando no se tienen los equipos apropiados, o se sacrifica más tiempo o se sacrifica la productividad. Evidentemente ningún empleado quiere trabajar horas extras a su jornada habitual, así que la productividad termina decayendo. De allí la importancia de las impresoras.

Cómo las impresoras corporativas ayudan a mejorar la productividad en una empresa

Una impresora de oficina moderna puede aumentar la productividad de un equipo o empresa de varias maneras. Compartimos algunas.

Impresoras Multitarea

Las impresoras modernas hacen que sea increíblemente fácil realizar varias tareas a la vez. Los dispositivos multifuncionales se están convirtiendo en un estándar de la industria, lo que significa que la mayoría de las impresoras pueden copiar y escanear a la vez. Cuando tienes uno de estos equipos en la oficina, puedes escanear un documento, nombrar un archivo y enviarlo por correo electrónico. Todo desde una impresora, así que tu vida y la de tu equipo de trabajo será mucho más fácil.

Organizando

Antes de esta tecnología, los usuarios pasaban una buena cantidad de tiempo clasificando las distintas páginas de sus documentos, ordenándolas, grapándolas, etc. Las máquinas más nuevas hacen que este proceso sea más rápido, preciso y eficiente con características como intercalar, grapar, perforar y más. Todos sabemos que el orden en una oficina es fundamental y las impresoras empresariales ayudan a mantener y producir este orden.

Creando grandes proyectos

Una impresora de alta calidad te permite producir cualquier tipo de proyecto que puedas imaginar. Puedes disfrutar de la excelente calidad de imagen y la capacidad de crear documentos nítidos y claros para cualquier cosa, desde informes financieros hasta material de marketing. Además, muchos modelos de impresoras manejan variedad de tamaños de papel, así que puede acomodar perfectamente el papel y la cartulina que desees. La capacidad de crear una amplia gama de proyectos te evitará viajes a una tienda de copias externa, y en ese orden, te ahorrará tiempo y dinero.

Equipamiento para los empleados

Con una impresora corporativa, los empleados tienen acceso a la tecnología que necesitan para ser más eficientes y productivos. Ya decíamos que las impresoras aceleran y optimizan los procesos de organización, pero es mucho más que eso. Y es que con estas tecnologías los empleados tienen acceso a los mismos dispositivos a pesar de que cumplen con diversas tareas. Así, los distintos departamentos pueden acelerar sus tareas y sacar el trabajo delante de manera eficiente y rápida, en comunicación con otros departamentos.

Presupuestación y control de uso

Los nuevos equipos ofrecen la posibilidad de presupuestar copias por departamento o usuario individual. En tu empresa, puedes gestionar el uso permitiendo un número de copias determinado por departamento, o simplemente monitoreando el uso para identificar áreas donde puede reducir el desperdicio. Este sencillo mecanismo integrado puede ayudar a tu empresa a ahorrar mucho y administrar mejor recursos como el papel. En este aspecto, Copinitido ofrece asesoría para que puedas llevar un balance del volumen de impresiones, el presupuesto que necesitarías anualmente, cómo puedes ahorrar un poco más, etc.

Redes e impresión móvil

Las impresoras corporativas de última generación ofrecen posibilidades que quizá no conozcas. Por ejemplo,  con los últimos avances es bastante fácil conectar varias computadoras a una sola impresora, lo que permite que el dispositivo actúe como un centro para toda su oficina. Pero lo que es aún más impresionante es que los nuevos modelos como Canon incorporan aplicaciones móviles para imprimir documentos desde la comodidad de tu celular o tableta. Estos tipos de avances tecnológicos hacen que sea sencillo para ti y su personal imprimir bajo demanda.

Funciones avanzadas

Existe una variedad de funciones avanzadas disponibles en las impresoras de última generación. Y lo mejor es que no necesitas ser una gran empresa para disfrutar de estas funciones, las pymes pueden ganar muchas ventajas con impresoras de alta gama. Como ya mencionábamos, las nuevas tecnologías permiten controlar la impresión desde casi cualquier dispositivo. Las pantallas integradas y puertos USB nos permiten trabajar directamente sobre la impresora, mientras que el WiFi o la tecnología inalámbrica NFC permite imprimir desde dispositivos móviles. Este es el tipo de tecnología que está disponible en las impresoras corporativas, pensada exclusivamente para aumentar la productividad.

Servicios de alquiler de impresoras

Cuando contratas servicios de alquiler de impresoras como los de Copinítido, cuentas con la ayuda de un experto que puede ayudarte a configurar tus impresoras, instalar y actualizar software, realizar tareas de mantenimiento y reparación de rutina, y también te puede ayudar a llevar el inventario de impresiones. Todo esto le permite a tu empresa y a tu personal IT concentrarse en otros asuntos más productivos.

En síntesis, las impresoras corporativas ayudan a mejorar la productividad en una empresa al:

  • Permitir que tu equipo busque en documentos escaneados.
  • Habilitar la capacidad de imprimir desde dispositivos móviles.
  • Eliminar las redundancias de copias en papel.
  • Reducir de la capacitación mediante pantallas táctiles y sistemas operativos fáciles de usar.
  • Organizar mejor los archivos que corresponden a cada departamento.
  • Al contar con la ayuda de un equipo técnico profesional en el caso de los servicios de alquiler. Estos profesionales no solo se encargan del mantenimiento, sino que pueden ayudar a tu equipo a aprovechar sus recursos al máximo.

Tener una impresora corporativa puede hacer maravillas por la productividad de tu empresa. Existen muchas funciones y configuraciones excelentes que puedes aprovechar al máximo para optimizar sus procedimientos de impresión y reducir el desperdicio. Cuando pongas en uso estas características, estarás realizando tu trabajo de manera más eficiente y ahorrarás dinero.

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